Kokeilu: Innovaatiokumppanuus hankintamenettelynä

Kokeilun tavoitteena oli oppia käyttämään innovaatiokumppanuutta hankintamenettelynä hankkeen kokeiluissa ja piloteissa, sekä tehdä kehittämisehdotuksia kaupungin sisäisen prosessin sujuvoittamiseksi innovatiivisissa hankinnoissa. Innovaatiokumppanuudella tarkoitetaan hankintamenettelyä, jossa yrityksiltä tilataan uusiin tuotteisiin tähtäävää kehitystyötä ja mahdollisesti sen tuloksena syntyviä tuotteita. Jo tarjousvaiheeseen sisältyy neuvottelumenettely, jossa yrityksillä on mahdollisuus testauttaa ideoitaan tilaajalla, ja tilaaja voi tarkentaa tavoitteita ja ohjata tarjoajia ennen lopullisen tarjouksen jättämistä. Kehitysvaihe toteutetaan tilaajan ja yritysten välisenä tiiviinä yhteistyönä, jonka aikana tässä tapauksessa toteutettiin älykkään opastamisen kokeiluja ja pilotteja. Mikäli kehitysvaiheessa syntyvä tuote vastaa tilaajan odotuksia, ei niiden hankintaa tarvitse erikseen kilpailuttaa, vaan hankintayksikkö voi ostaa niitä suoraan menettelyssä mukana olleilta yrityksiltä.

Kokemukset

Hankintamenettelystä kerättiin kokeiluvaiheessa palautetta haastatteluin yhteensä kuudelta henkilöltä, joista kaksi edusti kokeiluun osallistuneita yrityksiä, kaksi kaupungin hankkeen henkilöstöä ja kaksi kaupungin asiantuntijaa yleisemmin hankkeisiin liittyen. Pilottivaiheessa palautetta kerättiin lomakekyselyllä innovaatiokumppaneita ja kaupunkia edustavilta kuudelta henkilöltä.

Kokeiluvaiheessa molemmat kokeiluihin valitut yritysedustajat näkivät innovaatiokumppanuuteen pohjautuvan hankintamenettelyn positiivisena kehityssuuntana, joka voi johtaa parempiin lopputuloksiin kuin perinteinen hankintaprosessi. Hankintamenettelyn etuina nähtiin ketteryys, ideoiden testauttaminen kaupungilla tarjousvaiheessa ja yritysten mahdollisuus oman liiketoimintansa kehittämiseen. Kehitettävinä asioina mainittiin tarjouspyynnön liian tarkat haastekuvaukset kokeiluideologiaan nähden, vuorovaikutuksen lisääminen eri osapuolten välillä ja kokeilujen kokoon nähden raskas sopimusmalli.

Kaupungin näkökulmasta innovaatiokumppanuuden tyyppiset innovointia tavoittelevat hankinnat, joissa lopputulosta ei tarjouspyynnössä määritellä tarkasti, ovat Helsingin kaupungin strategian mukaisia. Tarjousvaihetta helpotti haasteiden muotoon kirjattu tarvemääritys, mutta toisaalta lisätyötä teetti hankkeessa hyödynnetyn, Tampereen hankeverkoston kehittämän julkaisualustan teknisen ratkaisun avaaminen tarjoajille. Hankintamenettelyn etuina nähtiin tarjousvaiheeseen sisältynyt neuvottelumenettely ja se, ettei kokeiluja ja niiden pohjalle rakennettua pilottia tarvinnut erikseen kilpailuttaa. Neuvottelumenettelyssä voitiin karsia vaihtoehtoja ja tarjoukset tarkentuivat, kun neuvoteltaessa voitiin antaa lisää taustatietoa esimerkiksi valittuun alustaan liittyen. Kehittämistarpeina nähtiin prosessin selkiyttäminen kaupungin organisaatiossa, neuvottelumenettelyn keventäminen, keveämpien sopimusmallien kehittäminen ketterille ja arvoltaan pienille kokeiluille.

Pilotin jälkeen innovaatiokumppanit, kaupungin edustajat ja yhteiskehittämisestä vastaavat pitivät innovaatiokumppanuutta melko hyvänä hankintamenettelynä Kauppatorin pilotin tapaisten projektien toteutukseen. Hyvänä pidettiin eri toimijoiden roolitusta, vastuualueiden integrointia, yhteistä oppimista sekä toimijoiden välistä tiedonkulkua. Kehittämiskohteina innovaatiokumppanuudessa mainittiin mm. pilotin budjetin ja tavoitteiden laajuuden parempi yhteensovittaminen, kevyempi sopimusmalli innovaatiokumppaneiden ja kaupungin välillä, byrokratian vähentäminen pilotissa verrattuna normaaliin palvelun tilaukseen – esimerkiksi vasteajoista luopumalla – sekä proaktiivisempi ote kehittämiseen eli ideoiden ja teknologioiden testauskierrosten järjestäminen kumppanien kesken sekä laajempi testaaminen loppukäyttäjillä ennen varsinaista pilottia.